Facturen

Factuur indienen?

Wij vinden het belangrijk dat leveranciers snel worden betaald als ze een dienst hebben geleverd. Om dit mogelijk te maken, hebben we een aantal facturatievoorwaarden. Deze voorwaarden gelden voor leveranciers aan de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude en Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland.

Stuur elk jaar de prijsindexatie en een prijsoverzicht met onderbouwing conform de indexeringsafspraak zoals contractueel is overeengekomen naar het e-mailadres contractmanagement@leidse-regio.nl. Indien er geen afspraken zijn gemaakt en/of geen overeenkomst is afgesloten, lever dan de onderbouwde prijsindexatie en een prijsoverzicht vóór 1 november van ieder kalenderjaar aan via het e-mailadres contractmanagement@leidse-regio.nl. Prijsindexeringen kunnen na akkoord Opdrachtgever worden doorgevoerd.

Contact

Voor vragen over de facturatievoorwaarden, betalingen of herinneringen: stuur een e-mail naar servicedeskFIN@leidse-regio.nl. Wij nemen dan zo snel mogelijk contact op.

Facturatievoorwaarden

Stuur de factuur per e-mail naar crediteuren@leidse-regio.nl
- Er zijn twee soorten bestandsformaten die we als factuur kunnen verwerken: een pdf-bestand en een XML/UBL-bestand (bij voorkeur versie 2.1). Omdat we elektronisch factureren, ontvangen wij de factuur graag in beide bestandsformaten.
- Een pdf-bestand mag maximaal 1 factuur bevatten. Zijn er meerdere facturen? Stuur ze dan in aparte pdf-bestanden.
- Een bijlage bij een pdf-factuur kan alleen als deze bijlage in hetzelfde pdf-bestand als de factuur wordt meegestuurd. Of stuur de bijlage op in een ander bestandsformaat (bijvoorbeeld Word, Excel of JPG).
- Geef bij een XML/UBL bestand met een pdf-factuur en pdf-bijlage in het XML/UBL-bestand aan welk bestand de factuur is en welk bestand de bijlage.
- En zet in het onderwerp van de e-mail:
  - Naam organisatie of naam gemeente
  - Naam opdracht
  - Het ordernummer (bijvoorbeeld PO123456789). Het ordernummer begint altijd met de letters PO (Purchase Order)
- Voeg de factuur en eventuele andere zaken toe als bijlagen in de e-mail.
- Kunt u geen XML aanleveren? Dien uw factuur dan via onze site
- U weet niet of uw XML-factuur door ons verwerkt kan worden? Test uw factuur op Testmijnfactuur
Richt de factuur aan:
- Naam organisatie/naam gemeente
- T.a.v. afdeling, contactpersoon
- Vestigingsadres (zie adresgegevens hieronder)
Zet in de factuur ook de volgende gegevens:
- Factuurnummer
- Factuurdatum
- Het ordernummer
- De hoeveelheid geleverde werken, goederen of diensten en een duidelijke omschrijving hiervan.
- Datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden.
- Het bedrag van de levering of dienst, exclusief btw.
  Gaat het om prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is.
- Het btw-tarief.
- Het te betalen btw-bedrag.
- Het btw-identificatienummer.
- Naam, adres en woonplaats van uw bedrijf.
- Het Kamer van Koophandel (KvK-) nummer.
Stuur geen verzamelfacturen, maar factureer per pand, afdeling, budgethouder of opdracht
Voeg specificaties bij de factuur, zoals urenstaten, toe ónder de factuur, in één pdf
Wij betalen de factuur zodra deze akkoord is.
- Voldoet de factuur niet aan de facturatievoorwaarden, dan sturen wij de factuur terug. Stuur deze dan met de ontbrekende en/of gecorrigeerde gegevens weer aan ons terug. Gemiddeld betalen wij een factuur binnen 30 dagen.
Jaarlijkse prijsindicatie en prijsoverzicht
- Stuur elk jaar de prijsindexatie en een prijsoverzicht met onderbouwing conform de indexeringsafspraak zoals contractueel is overeengekomen naar het e-mailadres contractmanagement@leidse-regio.nl. Indien er geen afspraken zijn gemaakt en/of geen overeenkomst is afgesloten, lever dan de onderbouwde prijsindexatie en een prijsoverzicht vóór 1 november van ieder kalenderjaar aan via het e-mailadres contractmanagement@leidse-regio.nl. Prijsindexeringen kunnen na akkoord Opdrachtgever worden doorgevoerd.

Adresgegevens

Gemeente Leiden

T.a.v. (naam afdeling en contactpersoon)
Stadhuisplein 1
2311 EJ Leiden

Gemeente Leiderdorp

T.a.v. (naam afdeling en contactpersoon)
Willem-Alexanderlaan 1
2351 DZ Leiderdorp

Gemeente Oegstgeest

T.a.v. (naam afdeling en contactpersoon)
Rhijngeesterstraatweg 13
2342 AN Oegstgeest

Gemeente Zoeterwoude

T.a.v. (naam afdeling en contactpersoon)
Noordbuurtseweg 27
2381 ET Zoeterwoude

Jeugdzorg Holland Rijnland

T.a.v. (naam afdeling en contactpersoon)
Schuttersveld 9
2316 XG Leiden

Holland Rijnland