Facturen

Factuur indienen?

We vinden het belangrijk dat leveranciers/opdrachtnemers snel worden betaald. Om dit mogelijk te maken, zijn er facturatievoorwaarden. Deze voorwaarden gelden voor leveranciers/opdrachtnemers van de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude en Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland.

Facturatievoorwaarden

1a Peppol

Stuur uw factuur bij voorkeur als elektronische factuur (e-factuur) in via Peppol.

U vermeldt hierbij het inkoopordernummer in het UBL2.1 veld ‘uw order’.
Onze Organisatie Identificatienummers (OIN) voor e-facturatie zijn:

Gemeente Leiden: 00000001002311112000
Gemeente Leiderdorp: 00000001001797724000
Gemeente Oegstgeest: 00000001001797840000
Gemeente Zoeterwoude: 00000001001797839000
Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland: 00000001813768068000

Is uw organisatie (nog) niet aangesloten op het Peppol-netwerk? Op de website van Peppol, www.peppol.nl, vindt u meer informatie hierover.

1b eConnect

Zolang uw organisatie nog niet is aangesloten op het Peppol-netwerk, kunt u de factuur ook via het factuurportaal van eConnect naar ons sturen. Maak hiervoor een gratis account aan op de website van eConnect: econnect.eu/nl/makkelijk-versturen/factuurportaal.

1c e-mail of leidse-regio.nl

Lukt het niet om uw factuur te versturen via Peppol of eConnect? Stuur dan de factuur per e-mail naar: eorhud5e@trust.econnect.eu.

U levert de factuur, inclusief bijbehorende bijlagen, in één mail aan. Deze mail bevat zowel een pdf-als een XML/UBL-bestand (bij voorkeur versie 2.1). Indien geen XML/UBL-bestand aangeleverd kan worden, voldoet vooralsnog ook alleen een pdf-bestand.
Een pdf-bestand mag maximaal één factuur bevatten. Meerdere facturen in één e-mail kunnen we niet verwerken. Meerdere facturen levert u dus in aparte pdf-bestanden en aparte mails aan.
Kunt u geen XML aanleveren? Dien uw factuur dan in via onze website: www.leidse-regio.nl/factuur/
Weet u niet of uw XML-factuur door ons verwerkt kan worden? Test uw factuur dan via www.leidse-regio.nl/testmijnfactuur/test.php.

2 Adressering

Richt de factuur aan:
Naam gemeente/naam organisatie.
Ter attentie van: afdeling en eventueel een contactpersoon.
Factuuradres (zie adresgegevens onderaan deze tekst).

3 Verplichte gegevens

De factuur bevat daarnaast in elk geval de volgende gegevens:

Het factuurnummer.
De factuurdatum.
Het inkoopordernummer: vermeld dit altijd op de factuur. Uw Opdrachtgever van de gemeente heeft dit nummer aan u verstrekt.
De hoeveelheid en een duidelijke omschrijving van de geleverde werken, goederen of diensten.
De datum waarop het werk, de levering of dienst heeft plaatsgevonden.
Het bedrag van het werk, de levering of dienst, exclusief btw.
Gaat het om prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is.
Het btw-tarief dat u in rekening brengt.
Het te betalen btw-bedrag.
Uw btw-identificatienummer.
De naw-gegevens van uw bedrijf.
Uw KVK-nummer.

4 Geen verzamelfacturen

Stuur geen verzamelfacturen, maar factureer per inkoopordernummer.

5 Specificaties in de pdf-factuur

Voeg specificaties bij de factuur, zoals urenstaten, ónder de factuur toe, in één pdf. Of vermeld de gegevens direct in de factuur.

6 Betalingstermijn

Een factuur die aan de gestelde facturatievoorwaarden voldoet, betalen we gemiddeld binnen 30 dagen. Facturen die niet voldoen aan de facturatievoorwaarden nemen we niet in behandeling. U ontvangt de factuur dan retour met het verzoek de ontbrekende gegevens aan te vullen en/of de onjuiste gegevens te corrigeren.

7 Jaarlijkse prijsindexatie en prijsoverzicht

Stuur elk jaar de prijsindexatie en een prijsoverzicht met onderbouwing naar contractmanagement@leidse-regio.nl. Volg hierbij de indexeringsafspraak zoals contractueel is overeengekomen.
Zijn er geen afspraken gemaakt en/of is er geen overeenkomst, lever dan de onderbouwde prijsindexatie en een prijsoverzicht vóór 1 november van ieder kalenderjaar aan.
Prijsindexeringen kunnen na ons akkoord worden doorgevoerd.

8 Overige voorwaarden

Overige voorwaarden vindt u op de internetpagina van de Belastingdienst: Aan welke eisen moeten facturen voldoen voor uw btw-administratie? 

Contact

Voor vragen over de facturatievoorwaarden, betalingen of herinneringen: stuur een e-mail naar servicedeskFIN@leidse-regio.nl. We nemen dan zo snel mogelijk contact op.

Adresgegevens

Gemeente Leiden

Ter attentie van: afdeling en eventueel een contactpersoon
Stadhuisplein 1
2311 EJ LEIDEN

Gemeente Leiderdorp

Ter attentie van: afdeling en eventueel een contactpersoon
Willem-Alexanderlaan 1
2351 DZ LEIDERDORP

Gemeente Oegstgeest

Ter attentie van: afdeling en eventueel een contactpersoon
Rhijngeesterstraatweg 13
2342 AN OEGSTGEEST

Gemeente Zoeterwoude

Ter attentie van: afdeling en eventueel een contactpersoon
Noordbuurtseweg 27
2381 ET ZOETERWOUDE

Jeugdzorg Holland Rijnland

Ter attentie van: afdeling en eventueel een contactpersoon
Schuttersveld 9
2316 XG LEIDEN

Holland Rijnland